Prozesse dokumentieren und optimieren

Ja, auch ohne Prozessdokumentation kann man gute Prozesse erhalten. Aber sind Sie dann wirklich sicher, dass alle das gleiche Verständnis davon haben, wie die Dinge wirklich laufen? (oder laufen sollen?)

Und wenn das so ist, wie schnell können Sie neue Kollegen und Dienstleister ins Boot holen?

Dabei besteht die Kunst der Prozessmodellierung durchaus auch im Weglassen. Manche Details blähen eine Beschreibung nur auf ohne zu einem besseren Verständnis beizutragen. Dafür hilft in anderen Situationen die zusätzliche Darstellung der Organisation oder Hierarchie um das Verständnis zu erhöhen. Aus Ihren Zielen ergibt sich die passende Vorgehensweise.

Inzwischen haben Werkzeuge zur Prozessdokumentation eine solche Reife erreicht, das Ihre Bedienung bereits in kurzen Workshops erlernt werden kann. Mit dem BPMN 2.0 xml Austauschformat ist auch die Übertragung von einem Werkzeug zum nächsten in guter Qualität möglich.

Aber es geht weiter:

• Um den Nutzen weiter zu steigern, sollte nicht nur der einzelne Prozess betrachtet werden.
• So wie das Unternehmen erst im Zusammenspiel aller Prozesse seine Leistung erbringen kann, so sollten auch die Prozesse in einem zentralen Werkzeug gesammelt und integriert werden.
• Damit schafft man die Grundlage für den nächsten Level: Die Klassifizierung und Priorisierung der Prozesse:

• Was sind die Kernprozesse
• Welchen Wertbeitrag liefern sie?
• Wo liegt die Zuständigkeit für den Betrieb des Prozesses und für seine Weiterentwicklung?
• Wie kann die Qualität der Prozessausführung gemessen werden?

Auch wenn diese Informationen bereits „irgendwie“ im Unternehmen bekannt sind, so erhält man doch häufig eine ganz neue Dynamik, wenn die Prozessdokumentation einheitlich und an zentraler Stelle zur Verfügung steht.

Und es kann fast beliebig weitergehen:

• Eine Engine unterstützt die schrittweise Digitalisierung der Abläufe. Damit sind die Abhängigkeiten und Übergänge zwischen den Prozessschritten definiert. Es besteht kein Alles oder Nichts mehr bei der Automatisierung des Prozesses. Ist bei einem Teilschritt die Automatisierung (noch) nicht machbar, so konzentriert man sich zunächst auf die Schritte davor und dahinter und erntet so erst einmal die niedrig hängenden Früchte.

Ich kann Ihnen helfen. Wie, das bestimmen Sie:

• Bestandsaufnahme der Prozessdokumentation

• Erarbeitung der Ziele für die Prozessdokumentation